かめりずむ

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Dropboxを検討されている方たちへ♬

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Dropbox の名前をよく聞くようになったものの、Dropbox とは何なのか、Dropbox があると今までの生活と比べて何が変わるのか、知らない人も多いのでは?

Dropbox は世界的なシェアを持つオンラインストレージサービスのひとつで、手元にあるパソコンやスマホなどとは別のところに自分専用のスペースを持ってファイルを保存できるサービスをメインに、効率よく共同作業をするためのコミュニケーションツールとしての一面もあります。

Dropbox があると何ができるのか、「Dropbox のある生活」はこれまでと何が違うのか。基本から応用まで、この記事を読めば Dropbox の使い方が分かる情報をまとめました。

1. こんなに変わる!「Dropbox のある生活」

1-1. ファイルの管理が安全、快適になる

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オンラインストレージサービスである Dropbox は、パソコンやスマホなど手元にあるデバイスとは別のところ(Dropbox のサーバー)にデータを保存するためのサービスです。手元にあるデバイスはハードディスクのクラッシュや紛失、盗難など物理的な要因によって大切なデータを喪失してしまうリスクが付きまとい、バックアップが欠かせません。また、操作ミスによってデータを喪失することも考えられます。

Dropbox はオンライン上に設けられた自分専用のスペースに大切なデータを保管でき、その上デフォルト設定で削除してしまったファイルや保存前のファイルを 30 日間保存してくれます。これにより、フォルダ・ファイルの自動的なバックアップが可能です。

パソコン向けに用意されているデスクトップアプリケーションを使えば、指定のフォルダ内に保存されたファイルは自動的に Dropbox に同期されるため、特にバックアップ操作をしなくても常に最新のファイルがオンライン上に保存され、とても安全です。

【同期とは】

同期とは、異なるデバイス、環境間で同じファイルが保存されている状態のことです。どこかで最新のファイルに更新されると同期中のデバイスは全て最新のものに自動更新されます。

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1-2. いつでもどこでも最新のファイルで仕事ができる

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オンライン上に自分のファイルが保存されているので、ネットに接続できる環境があればいつでもどこでも最新のファイルを編集して仕事をすることができます。

職場で仕事に使っていたファイルを会社のパソコンから Dropbox に保存、カフェでノートパソコンから仕事の続きをして、最後は自宅で自分のパソコンを使って仕上げるということも可能になります。

1-3. スマホの写真が自動的に保存される

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スマホのカメラ性能が向上するにつれて、スマホ本体に保存する写真の数も多くなっています。その中には失ってはいけない大切な写真も多いはずなので、定期的にバックアップをしている方も多いと思います。

この手間を Dropbox の「カメラアップロード」機能が解決します。スマホDropbox アプリをインストールしてカメラアップロード機能を有効化しておくだけで、以後スマホで撮影した写真や動画が自動的に Dropbox にアップロードされます。

これによって、スマホの紛失や盗難に備えられるだけでなく、スマホ本体の記憶スペースを節約することもできます。

1-4. うっかりミスでファイルを削除、上書きしても復元できる

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大切なファイルをミスで削除してしまったり、上書きしてしまったりすることは人間なので必ずあります。そんな時のためにファイル復元をする機能やソフトなどが用意されていますが、完全に復元できないこともあります。

Dropbox にはバージョン履歴という機能があるので、ファイルの削除や上書きをした後でもその前の状態に復元することができます。無料版では 30 日間、有料版の Dropbox Pro ならオプションをつけて 1 年間、さらに Dropbox Business なら無期限にさかのぼることができるので、大切なファイルを喪失してしまうリスクが大幅に軽減されます。

1-5. 無料で使える Dropbox Paper で文書作成からプレゼンまで思いのまま

Dropbox Paper 複数人でコラボレーションしながら資料作りなどを行うために最適なツールです。文書作成からプレゼンまで思いのまま。まずは下のビデオ(日本語字幕つき)をご覧ください。


www.youtube.com

1-7. オンライン上でファイルの編集ができる

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DropboxMicrosoft Office と連携しているので、Dropbox に保存してあるOffice ファイルをオンライン上で直接編集することができます。つまり、Word や Excel といったソフトを持っていなくても Dropbox 上で編集が可能になるということです。

1-8. 離れたところでも共同作業ができる

2016 年 1 月に発表された Dropbox の新機能として、オンライン上の共同作業があります。従来から共有ファイルを複数のメンバーが編集をして共同作業ができる機能はありますが、ここでいう「共同作業」とはリアルタイムで複数のメンバーが同一のファイルを編集できることで、打ち合わせをしながら企画書などを完成させていくという新しい使い方が可能になります。

1-9. 巨大なファイルを簡単に送信できる

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ファイルを相手に送る従来の方法と言えばメール添付が一般的でしたが、この方法にはメールサーバーの容量や届け先の設定などによってちゃんと届かないことがあり、業務に支障をきたすこともしばしば。

しかし、Dropbox に保存しているファイルを相手に送る場合は、「共有リンク」を伝えるだけで、どんなに容量の大きなファイルでも簡単に届けることができます。

共有リンクはたった 1 行のテキスト情報なので、メール以外に LINE や Facebook メッセンジャーなどでも送ることができます。

 

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